A gestão dos livros societários é uma atividade imprescindível para a saúde financeira e jurídica de qualquer empresa, especialmente Sociedade Anônima, e um dos principais responsáveis para realizar essa atividade é o contador. As informações contidas nas escriturações constantes nos livros são responsáveis por documentar todas as ações realizadas pela organização, desde a sua criação até o momento presente.
Manter os livros empresariais atualizados e organizados é fundamental para que a empresa esteja em conformidade com as obrigações legais, além de possibilitar a tomada de decisões mais assertivas, pois os dados contidos nesses registros são importantes fontes de informação para a gestão empresarial. Você deve estar pensando: mas qual a dificuldade de mantê-los atualizados?
Continue a leitura que vamos trazer algumas dicas para ajudar os contadores a simplificar essa tarefa, além de melhorar sua eficiência na gestão dos livros societários.
Contador X Gestão de livros societários
Não é novidade que a contabilidade é essencial para fornecer informações necessárias para que o empreendedor possa ter um controle efetivo sobre seu trabalho, principalmente em relação às rotinas diárias do negócio. Mas engana-se quem pensa que o contador tem apenas a função de olhar para a área contábil de uma empresa.
Não raras vezes esse profissional assume um papel fundamental no gerenciamento dos livros societários. Em razão disso, é importantíssimo que tenha o conhecimento técnico necessário para realizar não apenas a organização, mas também a manutenção de qualquer tipo de registro contido nesses arquivos, garantindo a conformidade com a legislação.
Contar com uma administração de livros societários contribui para a transparência e credibilidade da empresa junto aos seus stakeholders, que podem ser acionistas, fornecedores, clientes ou colaboradores.
6 dicas de melhores práticas para a gestão de livros societários
Como dissemos anteriormente, os livros societários trazem toda a história de uma empresa.
E para que esses livros continuem sempre na mesma toada, é preciso mantê-los sempre atualizados. Mas para facilitar essa rotina de atualização, deixamos algumas dicas:
1. Conheça as leis
Como em todos os setores, é importante que os contadores conheçam as leis que regulam os livros societários, como a Lei das Sociedades Anônimas (Lei nº6.404, de 15 de dezembro de 1976) e Instruções Normativas publicadas pelo DREI. Além disso, é preciso estar sempre atento às novas regulamentações que surjam para garantir a conformidade, como foi o caso da IN/DREI nº 82/2021, que determinou que os livros societários sejam exclusivamente digitais, produzidos ou lançados em plataformas eletrônicas.
2. Digitalize os documentos
A transformação digital também chegou na área societária. A digitalização dos documentos facilita a gestão dos livros societários, o que torna o processo mais ágil, seguro e eficiente. Mas não basta apenas digitalizar, é preciso fazer de acordo com as leis, como dissemos acima. Somente assim é possível garantir a autenticidade e a validade dos documentos digitais.
3. Faça backups regulares de documentos digitais
A segurança dos arquivos digitalizados é um fator crucial na gestão dos livros societários. Sabemos que ter documentos em forma digital é mais seguro e eficiente, mas de nada adianta se você não faz backups regularmente ou não investe em softwares que protejam esses dados.
4. Mantenha os documentos organizados
Manter os documentos que integram os livros devidamente organizados e em ordem cronológica facilita a localização de informações importantes e evita a perda de dados relevantes.
5. Padronizar os processos
Como em todos os setores, gerir livros societários também requer processos. Ter padrões e procedimentos claros para a atualização e organização garante que todos os envolvidos nessa tarefa estejam alinhados e realizem as atividades da mesma forma, o que evita erros e inconsistências, além de tornar o processo mais eficiente e ágil.
6. Ter um sistema para gestão de livros societários digitais
Contar com uma plataforma para gestão de livros societários digitais, como a desenvolvida pela Societário Digital, ajuda a organizar e manter atualizados os registros de forma mais ágil, segura e eficiente. Dessa forma, é possível reduzir erros, aumentar a precisão das informações, melhorar a acessibilidade, além de garantir a conformidade com as leis e normas societárias.
Manter os livros societários atualizados é uma responsabilidade que deve ser assumida com seriedade por todos os envolvidos na gestão de uma empresa. E o contador desempenha um papel fundamental nesse processo.
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