Governança Corporativa, de acordo com o Instituto Brasileiro de Governança Corporativa – IBGC, é o sistema pelo qual as empresas e demais organizações são dirigidas, monitoradas e incentivadas. Ela envolve os relacionamentos entre sócios, conselho de administração, diretoria, órgãos de fiscalização e controle e demais partes interessadas.
As boas práticas de governança corporativa convertem princípios básicos em recomendações objetivas. Elas alinham interesses com a finalidade de preservar e otimizar o valor econômico de longo prazo da organização. Elas facilitam seu acesso a recursos e contribuindo para a qualidade da gestão da organização, sua longevidade e o bem comum.
Os princípios básicos de governança corporativa permeiam, em maior ou menor grau, todas as práticas do Código das Melhores Práticas de Governança Corporativa. Saber adotar adequadamente a governança corporativa resulta em um clima de confiança tanto internamente quanto nas relações com terceiros. São eles: transparência, equidade, prestação de contas e responsabilidade corporativa.
Apesar de terem sido primeiramente desenvolvidos para empresas, os princípios e práticas de governança também podem ser adotados e trazer benefícios para organizações não empresariais. Esse é o caso das cooperativas, que são parte relevante da economia brasileira. A adoção de práticas de governança por estas pode contribuir para aprimorar sua administração e os relacionamentos entre todos os agentes desse sistema (cooperados, administradores, funcionários e a sociedade). Assim, reduzindo possíveis conflitos e riscos inerentes a esse tipo de organização.
Ok, mas onde entram os Livros Societários na Governança Corporativa?
Tanto as sociedades anônimas como as cooperativas, obrigatoriamente, devem possuir uma série de livros societários (ou livros sociais). Em virtude de lei: são livros de atas de assembleias e de reuniões (livros relativos à administração das sociedades). Os livros de matrícula – no caso das cooperativas. Os livros de registro e transferência de ações e partes beneficiárias – no caso das S/As (livros relativos aos títulos). A autenticação feita pela Junta Comercial é o atributo formal que confere aos livros a necessária credibilidade.
Tais livros, além de serem importantíssimos meios de gestão do conhecimento, ferramentas de transparência e controle, são, por força de lei, os legítimos meios de comprovação das decisões tomadas (livros de atas). Bem como da propriedade/titularidade (livros de registro de ações/matrículas) das sociedades.
Com exceção dos livros relativos aos títulos, que têm a natureza de registro público, os demais livros (de atas) referem-se a assuntos internos das sociedades, não tendo, portanto, caráter público. Via de regra, somente os responsáveis por sua escrituração e membros da administração têm acesso irrestrito a estes.
Mas o fato é que todos os lançamentos nos livros societários produzem efeitos: ou têm valor de declaração de conhecimento, ou têm efeitos constitutivos de direito. E por que a sua regular escrituração é fundamental? Existem diversas razões. Mas, para não nos estendermos muito, vamos elencar as duas que julgamos mais importantes a seguir.
Por que a regular a escrituração dos livros societários é fundamental?
Se a sociedade causar prejuízos a alguém em razão irregularidades ou vícios na escrituração, esta será responsável por tais danos, cabendo-lhe indenizar aqueles que sofrerem os prejuízos. Trata-se, no caso, de responsabilidade objetiva, em que não se exige prova de culpa ou dolo do agente (administrador), mas o simples nexo entre o prejuízo e o ato infringente.
Falhas na escrituração de livros societários não raras vezes acabam se tornando entraves em processos de due diligence ou para a aprovação de crédito por instituições financeiras. Em razão do critério confiabilidade restar prejudicado em sua avaliação. Desta forma, tornam “pequenos” defeitos de gestão em potenciais riscos para a expansão ou mesmo sobrevivência do negócio.
Daí a importância da adoção de práticas e ferramentas de gestão que garantam o registro, escrituração e, principalmente, a guarda segura dos livros societários. Com a devida orientação de profissionais capacitados, esses processos podem ser facilitados por meio de uma plataforma digital específica. Com isso, garantindo não apenas a integridade e inviolabilidade dos registros, como também uma experiência segura e funcional aos usuários. Além disso, empregam muita agilidade, o que representa economia de tempo e dinheiro.
